Adoptar un Sistema de Gestión es muy ventajoso. Ayuda en el control de los procesos, además de proporcionar la integración entre las actividades sectoriales y una gestión de riesgos más eficiente.
Gracias a la automatización que proporcionan este tipo de herramientas, es posible aumentar la productividad de los equipos y optimizar los resultados empresariales.
Sin embargo, a pesar de lo popular que es el tema, los sistemas de gestión siguen siendo un tema de duda por parte de los líderes y gerentes empresariales.
Después de todo, qué es un Sistema de Gestión, cuál es el concepto detrás de él y qué tipos de herramientas están disponibles en el mercado?
¿Qué es el Sistema de Gestión?
El Sistema de Gestión es un software que tiene características que organizan, integran, controlan, monitorean y automatizan su operación administrativa.
Es una tecnología que organiza la gestión de un negocio, creando formas para que los procesos se ejecuten de forma ágil, eficiente y segura, mejorando los resultados y la productividad.
Quizás el principal exponente cuando hablamos de sistemas de gestión es el software ERP, es decir, la tecnología para gestionar los recursos empresariales.
¿Cuál es el papel de un Sistema de Gestión?
La función de un Sistema de Gestión es optimizar las actividades operativas que componen la gestión del negocio o del propio sector. Proporciona una mayor transparencia y control tanto de las operaciones como de los datos.
Volvemos al ejemplo del ERP: este Sistema de Gestión es como una gran suite de recursos que pretende centralizar procesos e información de todos los sectores de una empresa.
Así, es posible gestionar sectores completos, como el financiero, fiscal, inventario, logística, entre muchos otros.
Específicamente, una de las funciones de cualquier sistema de gestión hoy en día es automatizar tareas repetitivas, haciendo que la rutina administrativa sea más eficiente, rápida y asertiva.
Si quieres más razones para adoptar este tipo de solución, aquí tienes ocho de las principales:
Un Sistema de Gestión es capaz de registrar la totalidad de las operaciones realizadas en la empresa.
Además de contar con diferentes módulos para cada sector empresarial, los módulos funcionan juntos, ya que muchos procesos se ejecutan en diferentes departamentos.
La información generada en este flujo de proceso también está disponible, según las atribuciones de cada operador y sector, a las personas involucradas.
Los sistemas de información gerencial facilitan la supervisión de los datos enviados a las entidades públicas, especialmente importante para los módulos fiscal, contable y financiero.
Una buena solución de gestión suele construirse con el tiempo, es decir, sufre modificaciones y se actualiza con frecuencia, con base en las mejores prácticas identificadas en el mercado.
Uno de los objetivos es desarrollar flujos más ágiles, que se pueden hacer de forma automática o con obstáculos mínimos.
Esto permite procesos que dependen de reglas externas —bancarias, fiscales, etc. — se lleven a cabo sin tantas trabas burocráticas.
Con la automatización de procesos, es posible optimizar la gestión de la cadena productiva.
El control de recursos, costos, artículos en circulación en la empresa, entre otras actividades, es más eficiente.
Esto se debe a que permite consultar en tiempo real lo que ocurre en los depósitos de la empresa, así como otros procedimientos automatizados en el sector financiero (control de transacciones financieras, formas de pago más rápidas y eficientes, control de caja, cotización de productos, organización y estructuración de informes, realizar cálculos y procesar información para obtener indicadores, estadísticas y otras métricas).
La automatización ayuda a reducir los errores humanos en procesos repetitivos, agotadores y manuales.
Es importante contar con un sistema capaz de automatizar diferentes procesos o la mayoría de los pasos que los componen.
Al automatizar las tareas más estresantes, los colaboradores pueden liberarse para funciones que requieren un mayor análisis y creatividad. Incluyendo, generar mayor valor agregado para el negocio.
La producción de indicadores de desempeño por parte del sistema integrado de gestión mejora la toma de decisiones de los gerentes. Con estadísticas, gráficos, porcentajes, etc., es posible comprender mejor el desempeño de la empresa, sus departamentos y empleados.
También es posible verificar qué procesos se están desempeñando por debajo de las expectativas, lo que permite mapear e identificar los puntos que necesitan mejoras.
El Sistema de Gestión se puede integrar con soluciones de análisis y procesamiento de datos, como big data. Así, la información obtenida tendrá mayor calidad y precisión, lo que incluso podrá ayudar a mapear tendencias, descubrir oportunidades o reducir riesgos.
Un Sistema de Gestión generalmente se desarrolla con base en requisitos fiscales, contables, financieros y otros.
De esta forma, suele estar actualizado en relación a las leyes del país, emitiendo informes y documentos, como la factura electrónica, en cumplimiento de las normas.
La ganancia de escala debe ir acompañada de una buena gestión, para que no se pierdan las “direcciones” del negocio y no se exceda el presupuesto.
El Sistema de Gestión debe ser escalable y adaptable, ampliando o reduciendo sus recursos según el tamaño de la empresa.
Uno de los principales beneficios detrás de la implementación de un Sistema de Gestión en la empresa es el potencial de reducción de costos.
La principal razón que citan las empresas para justificar la inversión en una tecnología de este tipo es el ahorro de costos ya que permite a las empresas optimizar la forma en que utilizan sus recursos, haciendo que las operaciones sean más fluidas y efectivas.
Fuente: Totvs